מדוע כדאי לשכור תוכנה ?
כללי
עולם העסקים הוא דינאמי במהותו. יש עיתים של צמיחה והתרחבות, יש עיתים של צימצום והתכנסות. מנהל טוב, מתכונן לצמיחה ולמיתון, ומנסה כל העת להציב את העסק בנקודה בה יוכל להגיב באופן אופטימלי לסביבה העיסקית המתחדשת. את היכולת של העסק להגיב ביעילות למתרחש מכנים גמישות עיסקית.
אם בסביבה התפעולית והפיננסית קשה להשיג גמישות עיסקית, הרי בסביבה הטכנולוגית קשה הדבר פי כמה. הסביבה הטכנולוגית מתאפינת בהתחדשות ובשנויים מהירים במיוחד.
מחד גיסא - המרוץ אחר הטכנולוגיה המתקדמת מתסכל ודורש משאבים רבים ויקרים. מאידך גיסא – פיגור במרוץ מהווה חסם עסקי שכן מי שמנצל את הטכנולוגיה החדשה באופן יעיל משיג יתרון תחרותי.
בכל הנוגע ליכולת להשיג גמישות עיסקית בסביבה הטכנולוגית, קיים פתרון חדש: שכירת תוכנה.
יתרונות שכירת תוכנה:
גמישות
· אם עסק מפטר עובדים, הוא נשאר עם תוכנות ללא שימוש ואשר שילם עבורן מחיר מלא.
· בתוכנית שכירות, צימצום מספר העובדים יגרור הפחתה בדמי השכירות.
· אם העסק מגייס עובדים, הוא איננו יכול לרכוש עוד רשיונות Office 2003 SBE ישנים (ב OEM). רכישה של Office 2007 SB פוגעת באחידות סביבת העבודה. מנגד, רכישה של רשיונות חדשים לכל המשתמשים באחת מהווה הוצאה כספית חד פעמית גבוהה מאוד.
· בתוכנית שכירות העסק זכאי תמיד לגרסאות החדשות ביותר לכל התחנות ולכל התוכנות, אך זכאי גם להשתמש בגרסאות קודמות.
· אם העסק מגיס עובדים באופן זמני או לפרק זמן של קצוב עליו לרכוש עבורם את כל התוכנות.
· בתוכנית שכירות סופרים את מספר המשתמשים בתחילת כל שנה. השוכר זכאי במהלך השנה להתקין את תוכנת ה Office על מחשבים נוספים. הספירה נערכת פעם בשנה.
· אם העסק זקוק לפתע לשרת, למשל שרת SQL בעסק ובו SBS Standard, עליו לרכוש שרת חדש – SBS 2008 Premium. כל השקעתו בשרת ה SBS 2003 Standard יורדת לטמיון.
· הלקוח ישכור שרת SBS 2008 Premium במקום SBS Standard.
· היה והעסק מעונין לנסות טכנולוגיה חדשה (למשל הוספת שרת Terminal לעבודה מרחוק), אך רק לאחר כשנה ידע ויעריך האם היא כדאית. על העסק לרכוש מוצר יקר אשר יש סיכוי גבוה שהשקעתו תרד לטמיון.
· בתכנית שכירות הסיכון מוגבל – הלקוח ישכור את הטכנולוגיה למשך שנה אחת. אם הטכנולוגיה תוכיח את יעילותה ימשיך וישכור אותה (או את הטכנולוגיה שעתידה לצאת במהלך השנה).
חיסכון כספי ותזרים מזומנים
כיום ברור לכל שתוכנה ישנה הינה חסרת ערך. למשל, אין כיום ערך בחלונות 2000 או ב Outlook 97. התוכנות מאבדות את ערכן במהירות. אף רשויות המס הבינו זאת לכן תוכנה מופחתת במלואה תוך 3 שנים . כלומר, מבחינת רשויות המס לאחר 3 שנים התוכנה אינה שוה דבר (למעשה חבוי כאן תמריץ של מס הכנסה לעדכן את התוכנות כל 3 שנים).
אם כן, ברור שהשאלה איננה אלו נכסי תוכנה קימים בעסק מפני שאלו מתכלים במהירות, אלא, באלו תוכנות רשאי העסק להשתמש.
בהשוואה בין רכישת תוכנה לשכירות על פני 6 שנים, עסק בעל 20 תחנות עם Office 2003 ו windows XP, ושרת SBS 2003 אשר משדרג כעת ופעם נוספת את התוכנות בעסק במהלך 6 השנים, חוסך 18% ע"י שכירות (בהנחה שעלות המימון היא 10% בשנה) !
כמו כן ראוי להדגיש את הנקודות הבאות:
לשוכר הגנת מחיר למשך כל חיי השכירות מפני עליות מחיר.
שוכרים להם רשיונות קודמים (עד גירסא אחת אחורה) זכאים ל 50% הנחה בשכירות הראשונה.
עסקים חדשים, או עסקים להם אין רשיונות חוקיים, נהנים מפריסת תשלומים נוחה מאוד לעומת רכישה של כל הרשיונות באחת.
מסקנה: במצב הכלכלי הנוכחי – אין הגיון לרכוש תוכנה אם ניתן לקבל מימון זול לשימוש בתוכנות באמצעות מסלול השכירות.
ניהול נוח ופשוט
הניהול של הרשיונות בעסק הופך לקל, פשוט ונוח. חוזה אחד, אחידות בין כל התחנות, ואפילו אין צורך לודא שבכל רגע קיימים מספיק רשיונות. על הלקוח לספור פעם בשנה את התחנות ולדווח על כך. העסק מרויח שקט נפשי
כמו כן, העסק איננו נדרש לעקוב אחר עשרות רשיונות בעלי קודים שונים הפזורים במגירות וכספות. קוד אחד מתאים לכל התחנות בעסק.
לשוכר כלי ניהול מרכזי אחד באתר של מיקרוסופט בו הוא מנהל את הרשוי ודרכו הוא מוריד את התוכנות להן הוא זכאי.
